Neues Prüfinstrument der Finanzverwaltung: die „Kassen-Nachschau“

Seit dem 01.01.2018 dürfen die Beamten der Finanzbehörden unangekündigt und auch außerhalb einer Betriebsprüfung eine Kassen-Nachschau vornehmen. Dieses eigenständige Verfahren (geregelt in § 146b der Abgabenordnung) soll schnell klären, ob in dem überprüften Betrieb alle Kassendaten ordnungsgemäß erfasst werden, um dann bei festgestellten Unregelmäßigkeiten ggf. weitere Prüfverfahren einleiten zu können.

Die Amtsträger dürfen für eine Kassen-Nachschau ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten und prüfen dann vor Ort die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben.

Unzulässig wäre es daher, wenn die Finanzbeamten bei einem Restaurant, welches um 23 Uhr schließt, um 22:45 Uhr mit einer Kassen-Nachschau beginnen wollen, hinzunehmen wäre jedoch trotz Hochbetriebes eine Kassen-Nachschau um 13:00 Uhr in einem Gastronomiebetrieb mit florierendem Mittagstisch. 

Obwohl es bisher noch keine konkreten Vorgaben für die Durchführung einer Kassen-Nachschau der hessischen Finanzverwaltung gibt, kann davon ausgegangen werden, dass es auch in unserer Branche im Vorfeld von Kassen-Nachschauen zu verdeckten Beobachtungen oder sogar Testbestellungen durch Prüfer kommen wird, um beispielsweise fehlende Buchungen zu belegen. Denn erst für die Durchführung der Kassen-Nachschau muss ein Dienstausweis vorlegt werden, vorher dürfen die Beamten inkognito agieren.

Im Rahmen einer Kassen-Nachschau müssen die Betriebe Kassenbuch, Kassenberichte und die Verfahrensdokumentation bereitstellen sowie Fragen zur allgemeinen Kassenführung beantworten, daneben muss den Finanzbeamten der Zugriff auf die Einzelaufzeichnungen mindestens des aktuellen Tages ermöglicht werden.

Auch ein Kassensturz ist möglich, um den Soll-Bestand gemäß Kassenbericht mit dem ausgezählten Ist-Bestand vergleichen zu können. Dabei werden sämtliche Bargeldbestände in einem Betrieb ermittelt. Daher ist es wichtig, dass alle Veränderungen (also insbesondere Wechselgeld-Einlagen, Trinkgelder, Abschöpfungen) zuverlässig erfasst werden, weil es sonst zu größeren Diskrepanzen im Kassenbestand kommen kann, die nachträglich nur sehr schwer oder gar nicht erklärbar sind.

Denn wenn im Rahmen der Kassen-Nachschau erhebliche Mängel festgestellt werden, kann direkt zu einer Außenprüfung (sprich: Betriebsprüfung) übergegangen werden, die nicht selten zu langwierigen Verfahren und erheblichen Steuernachzahlungen führen kann.

Sollte es Ihnen nicht möglich sein, alle Bestandsveränderungen in der Kasse inkl. Wechselgeld-Einlage und Trinkgeldern zu erfassen, müssen Sie zumindest in der Lage sein, den Prüfern dies schlüssig zu erklären, insoweit ist es besonders wichtig, dass ihre Mitarbeiter entsprechend informiert sind und Ihre betrieblichen Vorgaben zum Umgang mit Trinkgeldern am besten schriftlich dokumentiert sind.

Die konkrete Durchführung von Kassen-Nachschauen werden in den kommenden Monaten in der Praxis genau zu beobachten sein, wir werden unsere Mitglieder diesbezüglich weiterhin informieren und bitten auch um Erfahrungsberichte mit diesem neuen Prüfinstrument aus ihrem betrieblichen Alltag.